De psychologie van het vergaderen Leve de chaos! Als je op een verjaardagsfeest vertelt dat je de voorgaande dag veel vergaderd hebt, dan weet je wat je kunt verwachten van je toehoorders. Geen jaloerse of geïnteresseerde blikken, maar waarschijnlijk een wat vermoeide en kritische reactie: zonde van de tijd. Wie zich echter bewust is van de psychologische processen tijdens vergaderingen, kan een stuk effectiever opereren. Door Harry Hartmann Vergadertaboe Invloed van de groep Brainstorm V ergaderen heeft in Nederlandse organisaties niet altijd het gewenste effect. Maar als or-lid vergader je niet om het vergaderen. Je hebt weinig tijd en tegelijkertijd moeten er veel knopen doorgehakt worden op allerlei terreinen waar de or bij betrokken is. Je wilt dus het liefst met een goede vergaderagenda snel kunnen werken en veel concrete resultaten boeken. Het is tijdens vergaderingen taboe om er maar op los te roepen. Een beschaafde or gebruikt daarom een scala aan hulpmiddellen, met als topper wellicht het zogenaamde BOB-model. Daarin spreekt men af om bij een vergaderpunt eerst alle informatie te delen – zonder discussie – om gezamenlijk tot een goed beeld van het probleem te komen. Daarna is er pas ruimte voor ieders mening. De resultaten van de discussie worden in de laatste fase van de vergadering snel omgezet in besluiten, en daarbij zijn emoties taboe. Wat zit er achter dat taboe op emotie en snelle besluitvorming? Vergaderingen zouden een stuk levendiger worden als ze wat emotioneler geladen zouden zijn en wat chaotischer zouden verlopen. Daar staat echter tegenover dat er aan chaotisch vergaderen een paar behoorlijke nadelen kleven, zo leert wetenschappelijk onderzoek. 10  OR informatie 12 | december 2011 Groepspolarisatie Het mooie van brainstormen is dat er ruimte is voor ‘rijp en groen’ Wist je dat je als individu milder bent in je keuzes dan wanneer je in een groep vergadert? Uit onderzoek blijkt dat groepen extremere keuzes maken dan groepsleden afzonderlijk. Deze neiging naar extremere standpunten kan twee kanten op gaan: feller of juist voorzichtiger. Dit wordt groepspolarisatie genoemd. Groepsleden hebben de neiging om hun mening af te stemmen op die van anderen. Als in de groep een bepaald idee dominant is, zal dit vervolgens door die neiging tot afstemming in versterkte vorm gekozen worden. Ten tweede blijkt dat bij groepsdiscussies het eerste standpunt van belang is dat bij het zoeken van een oplossing naar voren komt. In de discussie worden voornamelijk argumenten gekozen die dit eerste standpunt bevestigen en dit versterkt het beeld dat dit inderdaad de beste zienswijze is. Al met al sta je minder rationeel in een vergadering dan je wellicht denkt, puur door het feit dat je als groepslid anders met zaken omgaat dan als individu. Groepsdenken Dit effect wordt nog versterkt als de or onder druk gezet wordt. In stressvolle situaties, bijvoorbeeld bij een lastige reorganisatie, kan de neiging ontstaan om de rangen te sluiten rondom een eerder door de or genomen beslissing. Het volgende kan dan optreden:  groepsleden om de beslissing te steunen.  wordt verworpen.  de beslissing niet goed was, blijft men vasthouden aan de eerder genomen beslissing. Een klassiek voorbeeld is de or die zich halsstarrig op een bepaald aspect van een adviesaanvraag heeft geworpen, terwijl de achterban dat een totaal onbelangrijk punt vindt. De or lijkt niet voor rede vatbaar en dreigt vervolgens de achterban van zich te vervreemden. Dit verschijnsel, dat groepsdenken wordt genoemd, doet zich bij de ene groep wat sterker voelen dan bij de andere. Twee factoren werken bevorderend: 1. De mate van gelijkheid van de groepsleden: dezelfde achtergrond, dezelfde persoonlijkheden, dezelfde ideeën. 2. De mate waarin binnen de or een superioriteitsgevoel heerst ten aanzien van mensen buiten de or. Hoe groter de druk van buitenaf, hoe meer dit proces wordt versterkt. Want als de or dreiging ervaart, zullen de leden gaan zoeken naar bevestiging dat men eerder de goede besluiten genomen heeft. Brainstormen Deze beide krachten van groepspolarisatie en groepsdenken hebben een funeste in@informatief www.orinformatie.nl Pagina 9

Pagina 11

Heeft u een club blad, turn pages of digi reisgidsen? Gebruik Online Touch: onderwijs catalogus digitaal op uw website plaatsen.

OR informatie, december 2011 Lees publicatie 10Home