jaarverslag maken Checklist Iedere or is wettelijk verplicht om een jaarverslag te maken en dat te verspreiden onder alle werknemers, de ondernemer en de bedrijfscommissie. Veel verder dan het opstellen en openbaar maken gaat de wettelijke verplichting niet. Het maakt dus niet zo veel uit wat je erin zet en hoe het or-jaarverslag eruit ziet. Veel ondernemingsraden vinden het schrijven van het or-jaarverslag echter een lastige verplichting. Deze checklist helpt je erbij. Door Wanne van den Bijllaardt 1. Neem tijd voor het maken van een or-jaarverslag Veel ondernemingsraden maken nauwelijks mankracht vrij voor het produceren van een fatsoenlijk verslag of leggen deze taak op het bordje van de secretaris. Maak van het jaarverslag een gemeenschappelijke klus. Benoem een redactie of leg de klus neer bij de PR-commissie. Als iedereen een stukje schrijft, gaat het maken van zo’n verslag sneller. 2. Maak van het jaarverslag een pr-middel Het or-jaarverslag is een visitekaartje van de ondernemingsraad, waarmee je de achterban beter betrokken kunt houden bij de medezeggenschap. Je kunt het ook voor andere doelen gebruiken. Maar is het vooral bedoeld voor het or-archief, dan kun je er andere eisen aan stellen. 3. Bedenk naar wie het verslag gaat Als je van het jaarverslag een pr-middel maakt, kun je het verspreiden onder de hele achterban. Is het vooral bedoeld voor ondernemer en de raad van toezicht, dan hoef je er niet zo veel te laten maken. Dit heeft ook gevolgen voor de uitstraling en inhoud van het verslag. 4. Bedenk hoe je het verslag maakt Je kunt het or-jaarverslag op papier of digitaal maken. Wil je het drukken of kopiëren? Dit hangt van je lezers af. Wat verwachten ze? Ook is het afhankelijk van het budget. De productie en vooral de effectieve distributie van een papieren jaarverslag zijn immers hoog. 5. Wat zet je in het or-jaarverslag? In principe kun je het jaarverslag zo dik maken als je zelf wilt. Zet er in ieder geval de samenstelling van de or en de behandelde onderwerpen in. Start met de onderwerpen waar de or ook invloed op heeft gehad en benoem telkens het doel van de or, het gewenste resultaat en het uiteindelijke resultaat. Geef de contacten met de achterban aan en kijk ook vooruit naar volgend jaar. Hierdoor wordt het jaarverslag meer dan een historisch verslag. Kies zo mogelijk een thema. Dat zorgt voor een rode draad die het verslag beter leesbaar maakt. Bovendien kun je daardoor de beeldvorming rond het afgelopen jaar enigszins sturen. 6. Maak het jaarverslag aantrekkelijk Een aantrekkelijk verslag maken, kan op verschillende manieren. Zorg voor een heldere opzet en een prettige leesstijl. Maak aansprekende koppen. De opmaak draagt ook bij aan de leesbaarheid. Overweeg om het verslag te illustreren met bijvoorbeeld wat interviews over onderwerpen die bepalend waren. De interviews zijn ook een mooie aanleiding voor foto's of andere illustraties en die maken het verslag ook weer aantrekkelijk. 7. Begin tijdig Wacht niet tot 2013, want je kunt al het nodige vóór 31 december doen. Maak een map ‘jaarverslag’ met daarin verslagen, or-berichten en degelijke. Je kunt dan makkelijk selecteren wat je wilt gebruiken. Zet het jaarverslag nu al op de agenda van de ondernemingsraad. 8. Evalueer Als het or-jaarverslag is gemaakt, gaat iedereen over op de orde van de dag. Meestal zijn er wel verbeterpunten voor de volgende keer. Sta even stel bij het resultaat. Betrek daarbij ook de mening van de lezers. Wat vonden zij van het verslag? Veel succes! Wanne van den Bijllaardt is manager open trainingen bij GITP en mede-auteur van ‘De or in 153 vragen en antwoorden’ www.orinformatie.nl @informatief OR informatie 12 | december 2012 ■ 19 Pagina 18

Pagina 20

Voor clubmagazines, online gebruiksaanwijzingen en onderwijscatalogussen zie het Online Touch online publisher CMS systeem. Met de mogelijkheid voor een online shop in uw publicaties.

OR informatie december 2012 Lees publicatie 1Home