Ambtelijk secretaris als intern adviseur Wat je van dichtbij haalt, is ook lekker Een overgrote meerderheid van de or’s heeft in toenemende mate behoefte aan deskundig advies. Maar is het wel altijd nodig daarvoor externe ondersteuning te zoeken? Ambtelijk secretarissen zijn vaak goed in staat de or te adviseren op die gebieden waar het ontbreekt aan kennis, (strategisch) inzicht en de nodige afstand tot het eigen proces. Door Ron van der Wens D e afgelopen jaren is verschillende keren onderzoek gedaan naar de wijze waarop een or zich laat ondersteunen. Het meest recente is van 2009 waarin or’s werd gevraagd naar de behoefte aan deskundig advies en de wijze waarop zij dit verkregen. De conclusie: afhankelijk van het onderwerp gebruiken or’s externe adviseurs of geeft men de voorkeur aan intern advies. In GBIO-onderzoeken is nagegaan in hoeverre or’s voor (de bevordering van) hun deskundigheid adequaat gebruikmaken van de ondersteuningsvormen die hen ter beschikking staan. Ook de inzet van interne adviseurs kwam daarbij aan bod, evenals de rol van de P&O-afdelingen en het belang van een goed intern netwerk. Maar als je de onderzoeken doorleest op de rol die de ambtelijk secretaris als 20 ■ OR informatie 11 | november 2010 intern adviseur kan spelen, komt die er maar bekaaid van af. De ambtelijk secretaris komt vooral in beeld als het gaat om de organisatie en de uitvoering van het or-werk. Deze geeft de or een goede organisatorische basis. En daar is natuurlijk geen woord van gelogen. Een or moet zijn interne werkprocessen op orde hebben en een goed opgeleide ambtelijk secretaris kan daar prima werk verrichten. echter, waar behoefte bestaat aan verdere ondersteuning op het gebied van informatieverwerving, advisering en coaching wordt door or’s vooral naar ‘buiten’ gekeken. Externe adviseurs moeten het werk doen. En dat is merkwaardig. Oorzaken De ambtelijk secretaris komt er als intern adviseur vaak bekaaid van af De VASMO, de beroepsvereniging voor ambtelijk secretarissen, heeft drie functiebeschrijvingen met bijbehorende competentieprofielen opgesteld. Ambtelijk secretarissen die als adviseur medezeggenschap worden opgeleid, zijn bevoegd om tijdens vergaderingen en bij het overleg met de bestuurder gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen over procedures en wettelijke aangelegenheden betreffende de aan de orde zijnde onderwerpen. Zij treden op als adviseur van de or waarbij zij het medezeggenschapsorgaan ook adviseren over te kiezen inhoud en strategie. De bureaus die leergangen voor deze beroepsgroep aanbieden, baseren zich bij de invulling en uitwerking van de bijeenkomsten op deze functiebeschrijvingen. De afgelopen vijftien jaar zijn honderden ambtelijk secretarissen op dit niveau gecertificeerd. Er moeten dus veel or’s zijn die beschikken over een interne adviseur. Hoe is het dan mogelijk dat deze vorm van interne deskundigheidsbevordering zo weinig over het voetlicht komt? En waarom wordt de ambtelijk secretaris onderbenut? Mogelijke oorzaken zouden kunnen zijn: ■ Een or is, wordt of voelt zich weinig betrokken bij het opleidingstraject van de ambtelijk secretaris. ■ ■ De ambtelijk secretaris profileert zich onvoldoende als adviseur van de raad. De or ziet de eigen (competentie)ontwikkeling los van die van de ambtelijk secretaris. ■ Een (nieuwe) or verandert zijn strategische koers waardoor er minder behoefte is aan een intern adviseur. ■ ■ Men ervaart de ambtelijk secretaris niet als onafhankelijk. De or wil wel doorgroeien, maar geeft de ambtelijk secretaris geen ruimte in diens takenpakket om zich te manifesteren als intern adviseur. Leeravontuur Het voert te ver om op alle bovengenoemde oorzaken in te gaan. Het mag duidelijk zijn dat er aan beide kanten acties nodig zijn waardoor in een volgend onderzoek de rol van de ambtelijk secretaris als intern adviseur wel aan de orde is. En waarbij aangetoond wordt welke invloed deze heeft op de kwaliteit van het raadswerk. Er zijn natuurlijk ook voorbeelden van situaties waar ambtelijk secretarissen hun rol als intern adviseur goed vervullen. Waar het ambtelijk secretariaat in het or-werk is ingebed en waar scholing en vorming gezien wordt als een proces van groepsontwikkeling; van groeien en ontwikkelen. Daarmee wordt het een leeravontuur van de or-leden samen met de ambtelijk secretaris. Waarom zou je dan nog verder zoeken? Ron van der Wens is senior trainer/adviseur bij DASMO, e-mail: rvanderwens@dasmo.nl Achtergrond Voor meer informatie over de ambtelijk secretaris als adviseur, zie www.dasmo.nl onder het kopje kenniscentrum. www.orinformatie.nl Pagina 19

Pagina 21

Heeft u een gids, bladerbrochure of digi onderwijs catalogussen? Gebruik Online Touch: mailing digitaal op uw website plaatsen.

OR informatie, november 2010 Lees publicatie 20Home