De essentie van professioneel adviseren En? Advies van topkwaliteit? En een excellente relatie met de bestuurder? Dan wordt het écht fun in de or. Het is allemaal mogelijk volgens Edwin Schouten, auteur van het boek ‘En? De essentie van professioneel adviseren’. Door Arjo van der Gaag ■ Draak van een inleiding ■ Belang van bondigheid ■ Effectiever vergaderen T er inleiding van dit artikel merken we op dat dit nummer van OR informatie het fenomeen adviseren als thema heeft. In dat kader spraken we met Edwin Schouten, directeur van The Visioning Group, actief in visie- en strategieontwikkeling en de ontwikkeling van adviesvaardigheden bij professionals bij private en publieke organisaties. Schouten schreef recentelijk een boek over professioneel adviseren. Ook interessant voor or’s lijkt ons. Zij worden immers geacht (on) gevraagd adviezen te verstrekken en in te stemmen met voorstellen die de bestuurder heeft ingebracht ... STOP! Hier stoppen we met deze drakerige inleiding omdat we het gevaar lopen dat de lezer denkt: ‘Kom nu eens ter zake’ en rusteloos de tekst gaat scannen op relevante informatie. Want een stuk beginnen met een inleiding – of het nu een artikel is of een doorwrochte reactie op een adviesaanvraag – is fout. Dat is althans de visie van Schouten. Hij vindt dat er het nodige mankeert aan de manier waarop wij, al dan niet schriftelijk, communiceren. Iedereen wordt doodmoe van die centimeters dikke 18 ■ OR informatie 11 | november 2010 adviezen en rapporten. Niemand leest ze, of gaat hooguit op zoek naar de conclusies waarin dan vaak de essentiële achtergrondinformatie weer ontbreekt, waarna je opnieuw op zoek moet. Schouten richt zich in zijn boek En? De essentie van professioneel adviseren op eenieder die professioneel wil communiceren en adviseren. Zijn lessen zijn direct toepasbaar voor het op orde krijgen van de papierwinkel waarmee een or, evenals de bestuurder, te maken heeft. Op grond van zijn ervaring met het or-werk valt hij met de deur in huis. ‘Goed adviseren is heel lastig, omdat vrijwel geen enkel voorstel van een bestuurder goed leesbaar is. Denk bij een stuk dat je niet begrijpt niet meteen: ik zal er wel te dom voor zijn. Je bent niet dom. Je begrijpt het niet omdat het slecht geschreven is, niet to the point.’ Hoe komt dat? Schouten somt op: ■ de opsteller van het document heeft een andere verantwoordelijkheid dan het goed formuleren van voorstellen; ■ ■ ■ hij heeft niet de tijd om er goed over na te denken; hij kan er geen goede structuur in aanbrengen; het is niet zijn idee, maar dat van de raad van commissarissen en hij is niet bij machte dat filter te verwijderen; ■ ■ hij dekt zich in, formuleert vaag uit angst ergens op te worden afgerekend; hij heeft nooit geleerd kort en bondig te formuleren. Voordelen Or’s zouden een onleesbaar stuk kunnen retourneren, maar dat zal de sfeer niet ten goede komen. Schouten raadt aan de bestuurder juist te confronteren met documenten die extreem goed leesbaar en relevant zijn. ‘De or zal een analyse op de adviesaanvraag moeten loslaten, waaruit duidelijk wordt welk probleem er echt aan de orde is en hoe relevant de oplossing is die de bestuurder aandraagt. Vaak blijkt dat de oplossing is gericht op een symptoom en niet op het echte probleem. Als je ‘Vervang het overleg met de hakken in het zand door een echt gesprek’ dat boven water hebt, kun je met een eigen stuk komen waarin dat duidelijk wordt gemaakt. Je kunt dan zelf met oplossingen voor de echte problemen komen of de bestuurder vragen alsnog de relevante vragen te beantwoorden.’ En dat stuk is dus buitengewoon bondig en relevant. De hoofdstukkopjes hebben geen namen als inleiding, achtergrond, probleemstelling of andere slaapverwekkende termen. Schouten noemt zijn alternatief: concluderende titels. Zoals hij ze zelf in zijn boek gebruikt. Zo heet hoofdstuk 7 ‘Logisch en overtuigend rapporteren’. Het is onderverdeeld in drie hoofdparagrafen en een reeks subparagrafen. De conclusie of samenvatting van de tekst die volgt, staat in de titel en de onderbouwing (zoveel mogelijk in bullets) daaronder. Sommige paragrafen zijn niet langer dan een enkele alinea. Schouten beperkt zijn tekst tot de essentie van de boodschap, hier en daar verluchtigd met een anekdote en een cartoon. Wie op die manier te werkt gaat produceert in plaats van een energievretend rapport van een paar honderd pagina’s met veel overbodige informatie, een kwaliteitsdocument van enkele pagina’s met uitsluitend de conclusies en de puntsgewijze onderbouwing daarvan. Waardering Is dat makkelijk? Schouten: ‘Nee. Het vergt oefening. Je kunt ook te kernachtig zijn, waardoor de tekst mogelijk kil en emotieloos wordt. Je moet een juiste balans vinden tussen zakelijk en wollig taalgebruik.’ En het is niet alleen een kwestie van bondiger willen formuleren. Aan de basis staat de wil om samen – or en bestuurder – het beste voor de organisatie te realiseren. ‘Vervang het eindeloze overleg met de hakken in het zand nu eens door een echt gesprek. Doe aan relatiemanagement. Dan kom je er veel beter achter wat er speelt, wat de echte vraag is waarop de bestuurder antwoord wil. Ontwikkel een visie en kom met proactieve aanbevelingen. Daardoor krijgt de bestuurder www.orinformatie.nl Pagina 17

Pagina 19

Scoor meer met een e-commerce shop in uw kranten. Velen gingen u voor en publiceerden onderwijs magazines online.

OR informatie, november 2010 Lees publicatie 20Home