Or in beeld Experiment met medezeggenschapsteams Meer doen in minder tijd De or van zorginstelling Carinova Leiboom Groep pakt het voortaan anders aan. Geen massale gor, maar medezeggenschapsteams die met vergaande bevoegdheden overleggen met afdelingsdirecteuren. De or en de bestuurder zijn zo trots op de behaalde resultaten, dat zij een paar maanden na de start van dit experiment al hun ervaringen willen delen. Door Arjo van der Gaag ■ Niet alles op centraal niveau ■ Efficiëntie als harde eis ■ Ook voor andere organisaties? C arinova en de Leiboom zijn zorginstellingen in de provincie Overijssel die in maart vorig jaar zijn gefuseerd tot de Carinova Leiboom Groep. De organisatie telt zo’n drieduizend vaste medewerkers. Zo ontstond ook een gezamenlijke ondernemingsraad met een flinke omvang, ruim twintig leden. En dat is niet fijn vergaderen. Bovendien kreeg de ondernemingsraad zo veel stukken te verwerken dat het secretariaat en het dagelijks bestuur er wel eens apart over vergaderden om vast te stellen wat de status van alle stukken was. ‘De agenda zat altijd bommetje vol’, vertelt gor-voorzitter Gea Klein Heerenbrink. Na de fusie kreeg de instelling een nieuwe topstructuur met onder de Raad van Bestuur zes directeuren die leidinggeven aan de afdelingen Thuiszorg, V&V Intramuraal, Jeugd en Maatschappelijke Zorg, P&O, huishoudelijk Hulp en Financiën, Facilitaire en Informatiezaken. De overvolle agenda van de gor en de nieuwe structuur waren aanleiding om de medezeggenschap op de schop te nemen. ‘Ik vond dat de medezeggenschap de zeggenschap moest volgen. Niet alles hoeft op centraal niveau te worden besproken. Als je de verantwoordelijkheden lager in de organisatie legt, moet je dat met de medezeggenschap ook doen’, zegt Johan Gerestein, voorzitter van de Raad van Bestuur. 12 ■ OR informatie 07/08 | juli/augustus 2010 Overgangsjaar Ongeveer een jaar na de fusie riep de gor de hulp in van or-adviseur Lydia Schippers, die ook al betrokken was geweest bij de samenvoeging van beide ondernemingsraden. Besloten werd om de gor op te splitsen. Elk van de zes afdelingen heeft nu een eigen medezeggenschapsteam (mz-team) dat overleg voert met de eigen directeur. Daarnaast is er een mz-team – het dagelijks bestuur van de gor – dat overlegt met de bestuurder, RvBvoorzitter Johan Gerestein. In dat team valt ook de ‘finale klap’ bij de formele advisering en instemming. Elk team krijgt ondersteuning van een van de twee ambtelijk secretarissen. Daarmee is een andere vorm gegeven aan de vergaderingen van de gor. Er wordt nu minder vergaderd en er worden meer workshops over een thema gegeven. Carinova Leiboom Groep heeft deze opzet in maart ingevoerd. Het gaat om een proef. Dit jaar wordt uitvoerig geëvalueerd. Als de beoordelingen goed uitvallen – en daar ziet het naar uit – dan worden de mandaten van de mz-teams in 2011 uitgebreid naar formele besluitvorming. Weliswaar is er sprake van een experiment, maar de WOR wordt zorgvuldig nageleefd. Bij formele besluiten wordt nauwkeurig nagegaan of de juiste procedures zijn gevolgd. Corrie Ackermann, ambtelijk secretaris: ‘Het aantal leden van de or is gelijk gebleven. We hebben ze verdeeld over de verschillende teams. Een van de voordelen is dat de teamleden elkaars vaktaal spreken. In de gor is dat niet het geval, terwijl bij veel zaken iedereen toch het woord wil voeren. Dat werkte vertragend. De directeur is probleemhouder van het stuk en die bespreekt dat in een klein team. Het is de bedoeling dat op dat niveau alles wordt uitonderhandeld.’ Gor-voorzitter Klein Heerenbrink voegt daaraan toe: ‘In dit overgangsjaar worden de besluiten nog wel geformaliseerd in het mz-team van de Raad van Bestuur, maar dat moet wel met zwaarwegende argumenten komen als een advies of een besluit nog veranderd moet worden. We gaan niet de hele discussie opnieuw doen.’ Het mz-team RvB zal overigens niet voor verrassingen worden geplaatst. Ieder lid van dit team is gekoppeld aan een van de andere mz-teams. ‘Wekelijks is er een vergadering van het dagelijks bestuur’, vertelt ambtelijk secretaris Corrie Ackermann, ‘waarin de leden terugkoppelen wat er in de teams speelt. Zo houd je de regie en het overzicht. De rol van het ambtelijk secretariaat is om goed te bewaken welke stukken waar liggen.’ Harde eis 'Je laat mensen eerder meedenken in plaats van achteraf commentaar leveren' René Wiltink, manager P&O die bij het gesprek aanzit, benoemt een groot voordeel van de nieuwe werkwijze: ‘Je laat mensen eerder meedenken in plaats van achteraf commentaar leveren. De medezeggenschapsinvloed is al eerder in het proces georganiseerd. Dat is de inhoudelijke winst. Bovendien is de kwaliteit van vergaderen veel beter. Niet meer een hele meute van twintig mensen. Het is logisch dat mensen dit veel plezieriger vinden.’ In het verlengde daarvan kunnen de medezeggenschappers hun competenties beter tot hun recht laten komen. Met als nadeel voor sommigen dat zij zich niet meer stilletjes in de grote or-vergadering kunnen www.orinformatie.nl Pagina 11
Pagina 13Scoor meer met een online winkel in uw weekbladen. Velen gingen u voor en publiceerden catalogi online.
OR informatie, juli/augustus 2010 Lees publicatie 17Home