Ordening en scherpte in adviesprocedures Geen traject zonder project Directies en ondernemingsraden laten kansen liggen om goed samen te werken doordat ze onvoldoende aandacht schenken aan het organiseren van het adviestraject. Zelfs als de or vroeg bij de voorbereiding van een besluit is betrokken, ontbreekt het vaak aan scherpte in de onderlinge afstemming, met vertragingen of zelfs een conflict als gevolg. Door Herman Ilgen Herkenbare situaties Samen ordenen en plannen Randvoorwaarden I n een adviestraject is het altijd de vraag of de directie en ondernemingsraad inhoudelijk op één lijn zullen komen. Dat laat echter onverlet dat problemen in de organisatie van het adviestraject kunnen worden voorkomen door meer aandacht voor een goede ordening en meer scherpte en helderKlassieker Na zes maanden voorbereiding besluit de directie om te reorganiseren. De or krijgt de adviesaanvraag met het verzoek om binnen zes weken te adviseren. De or produceert een waslijst met vragen over de aannames, de gemaakte keuzes en de uitvoering. De directie beantwoordt de vragen schriftelijk, tien dagen later. Een week later overlegt de or intern en stuurt een nieuwe lijst met vragen en ook bezwaren. Na vier weken is er een overlegvergadering waarin over de ontbrekende informatie en bezwaren wordt gesproken. De directie dringt aan op spoedig advies. Na vijf weken ontbreekt nog steeds een deel van de gevraagde informatie, en de or stuurt een brief met een formeel verzoek om die informatie. De directie raakt geïrriteerd en de zeswekentermijn wordt niet gehaald. Weer wordt er druk op de or uitgeoefend, en hiermee gaan twee weken heen. Na ruim tien weken en twee brieven van hun advocaat komt de or tot een advies, dat de directie niet helemaal overneemt. 24 OR informatie 1/2 | februari 2012 heid in de communicatie. Het is niet nodig dat de or zich onder (tijds)druk gezet voelt en/of dat de directie met ongewenste vertragingen wordt geconfronteerd of naar de verschijningsdatum van het advies moet raden. Meer aandacht voor het ‘hoe’ naast al die aandacht voor het ‘wat’ (de inhoud) kan veel verschil maken. Dat biedt geen garantie dat je het uiteindelijk eens wordt over de inhoud, maar het vergroot wel de kans daarop. De or en directie hebben een gemeenschappelijk belang bij het goed ordenen van adviestrajecten. In de eerste plaats geeft het beide partijen een goed overzicht van de route naar afronding. Daarnaast vergroot het de voorspelbaarheid van het adviestraject, en geeft het tijdig inzicht in problemen die moeten worden opgelost. Tot slot wordt het makkelijker om voortgangsproblemen te herkennen, hetzij veroorzaakt door externe factoren (achterban, veranderende omstandigheden), hetzij door interne factoren (besluitvorming in de or, mandaat van de leden). Projectplanning aan het begin van het traject blijkt een goed hulpmiddel. Er wordt een planning gemaakt die terugrekent van vanaf de gewenste datum van uitvoering van het besluit. Zo kunnen de stappen worden benoemd die moeten worden gezet op weg naar het eindresultaat. Bij die stappen hoort altijd ‘huiswerk’ in de zin van te behalen tussenresultaten en levering van informatie, het beschikbaar stellen van faciliteiten en dergelijke. Or en directie zijn beurtelings elkaars ‘klant’ en ‘leverancier’. Hierbij gelden enkele belangrijke randvoorwaarden: tie moeten een kort lijntje met elkaar hebben om snel te reageren op afwijkingen van de planning of onverwachte ontwikkelingen. Dit vergt alertheid, en de wil om samen verantwoordelijk te zijn voor het verloop van het adviestraject. Bij sommige organisaties is een regelmatig ‘regieoverleg’ ingesteld om gezamenlijk een goed overzicht te houden over de verschillende adviestrajecten. Transparant? De or wordt door deelname aan voorbereidende werkgroepen altijd vroeg betrokken bij besluitvorming. Tot verbazing en ergernis van de directie is het al meerdere malen gebeurd dat de or daarna in het adviestraject nieuwe voorwaarden stelt of zelfs negatief adviseert. Er ontstaat een vertrouwensbreuk en een mediator wordt gevraagd om partijen weer bij elkaar te brengen. Dan blijkt dat de or al jaren de interne spelregel hanteert dat vertegenwoordigers in werkgroepen en projectgroepen geen mandaat hebben, maar slechts waarnemers zijn. Dat wist de directie niet. @informatief www.orinformatie.nl Pagina 23
Pagina 25Heeft u een clubmagazine, pagedirect of internet lesmateriaal? Gebruik Online Touch: brochure online bladerbaar maken.
OR informatie, januari/februari 2012 Lees publicatie 22Home