Praten met mate Verdeel de taken Licht, lucht en een bordje ‘niet storen’ Stap over je eigen schaduw heen W at verstaan we onder resultaatgericht overleg? Het gaat om het bereiken van vooraf gestelde doelen en resultaten binnen de afgesproken tijd. Ik laat als ‘overlegcoach’ de deelnemers aan het overleg in de spiegel kijken. Voor ondernemingsraden kan dit tijdens de orvergadering, maar ook bij andere vormen van overleg. Drie praktijkvoorbeelden. Energiebalans De ondernemingsraad van een gasbedrijf wil nader onderzoeken of de vergaderingen niet efficiënter kunnen. De or bestaat uit vijftien leden en heeft onlangs een tweedaagse training gevolgd. In de training stonden verschillende inhoudelijke thema’s centraal staan, maar er was geen ruimte om stil te staan bij het eigen overleg en het verbeteren daarvan. De organisatie bevindt zich in een reorganisatietraject en de or constateert dat er veel op het bord van het dagelijks bestuur ligt. Dat dagelijks bestuur gebruikt ook een deel van de vergadering om toelichtingen te geven op stukken. Vanwege de reistijden kiest deze or ervoor om te overleggen van 9:30 ’s morgens tot laat in de middag. Dat is lang, en in de programmering van het overleg moet dan ook rekening worden gehouden met de energiebalans van de deelnem ers. Er zijn in deze or werkgroepen ingericht die stukken voorbereiden, maar in de vergadering worden stukken met alle aanwezigen besproken. Verschillende beelden Marieke Linnebank. 32 ■ OR informatie 10 | oktober 2012 Twee or-leden nemen het initiatief om mij als coach in te schakelen. Ik ga met ze aan de slag in een or-vergadering. Het is een pittige vergadering omdat er een adviestraject rond de reorganisatie speelt. In het vorige overleg zijn harde afspraken gemaakt over de koers van de or, maar de verschilResultaatgericht vergaderen met de overlegcoach Or-vergaderingen kosten vaak nodeloos veel tijd en energie. De praktijk van vergaderen en overleggen kan bijzonder weerbarstig zijn. We nemen een kijkje bij drie praktijksituaties: een gasbedrijf, een retailer en een zorginstelling. Hier is een zogenoemde overlegcoach aan de slag gegaan. Vanuit verschillende praktijksituaties worden oplossingen en tips aangereikt voor je eigen overleg. Door Marieke Linnebank Maak duidelijk dat de or-vergadering geen inloopuurtje is lende or-leden hebben daar allemaal iets anders van onthouden. Blijkbaar is men met verschillende beelden naar buiten gegaan, en dat geeft wrijving in het huidige overleg. De voorzitter zou hier een duidelijke samenvatting moeten maken van de afspraken. Een andere tip is om een flipover of beamer te gebruiken om meer focus te krijgen. Bij rapportage over een gesprek met collega’s blijkt dat de directie niet duidelijk over de reorganisatie heeft gecommuniceerd. Enkele or-leden hebben de boodschap overgebracht, maar dat is niet hun rol. Het is niet verstandig dat de or de boodschapper van het slechte nieuws is. Dat is een belangrijke taak van de directie, dus mijn advies is: leg die taak terug bij de bestuurder die er verantwoordelijk voor is. Na de lunchpauze is de voorzitter van de or veel aan het woord. Dat is bijzonder inspannend voor hem. Het is handiger om meer woordvoerders aan te stellen bij diverse onderwerpen, want zo betrek je iedereen actief bij het overleg. Ook werkt het goed om de werkgroepen een analyse te laten geven, en dan in kleine groepen verder te discussiëren. Dat is ook al verstandig omdat de lunchdip op de loer ligt. Basisvoorwaarden Een (lange) vergadering vraagt om een goede ruimte. Kijk hier eens goed naar. Is er voldoende licht en zuurstof? Kunnen de orleden goed oogcontact maken? En zit bijvoorbeeld de voorzitter in de buurt van de ambtelijk secretaris, zodat ze gemakkelijk kunnen afstemmen? Zulke basisvoorwaarden voor een geslaagde vergadering worden nogal eens veronachtzaamd. Bij de or van een retailorganisatie is er bijvoorbeeld een prettige lichte vergaderruimte waar de deelnemers rustig kunnen overleggen. Deze or van negen leden vergadert maandelijks op het hoofdkantoor, maar rond koffietijd stappen er regelmatig collega’s binnen en wordt de vergadering steeds onderbroken. Wat doe je daarmee? Het is leuk om collega’s te zien en te spreken, maar het is slecht voor de continuïteit van @informatief www.orinformatie.nl Pagina 31

Pagina 33

Interactieve digi archief, deze flyer of mailing is levensecht online geplaatst met Online Touch en bied het online bladerbaar maken van digi-onderwijs magazines.

OR informatie oktober 2012 Lees publicatie 29Home